PROCEDURA
DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
§ 1. [CEL PROCEDURY].
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa czyli działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
- Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych
- Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacjach z przedstawicielem załogi przeprowadzonych w dniach od 15 listopada do 20 listopada 2024 roku.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, tj. przez udostępnienie w rejestracji Przychodni.
- Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, przekazuje się tekst procedury zgłoszeń wewnętrznych w siedzibie Zarządu Spółki wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
§ 2. [DEFINICJE].
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
- Podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot, w którym niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje, tj. Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zespół Specjalistyczny Diagnostyczno-Leczniczy MEDREMPOLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu. Podmiot może używać skrótu: NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu.
- Dostępnym kanale – należy przez to rozumieć obowiązujące w podmiocie prawnym sposoby dokonywania zgłoszeń tj.:
a) skrzynkę zgłoszeń wewnętrznych umiejscowioną w przyziemiu przy wejściu dla osób niepełnosprawnych.
b) adresu poczty elektronicznej e – mail – medrem@medrem.com.pl
c) na wniosek sygnalisty, spotkanie z osobą lub osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
d) adres do korespondencji do Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń : Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zespół Specjalistyczny Diagnostyczno-Leczniczy MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, ul. Katowicka nr 55: 45-061 Opole.
e) adres do dokonania zgłoszenia wskazanych w § 3 ust.14: Prezes Zarządu NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu . - Wstępna analiza zgłoszenia -należy przez to rozumieć sprawdzenie i ustalenie przed podjęciem decyzji przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń czy:
a) zgłoszenie zostało dokonane w wymaganej formie,
b) zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa wymienionych w § 1 ust.1,
c) zgłoszenie w oczywisty sposób jest nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych. - Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń – należy przez to rozumieć zespół osób w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
- Zgłoszenie naruszeń prawa – należy przez to rozumieć pisemne lub ustne zgłoszenie w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREMPOLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu dotyczące przypadków określonych w § 1 ust.1.
- Zgłoszenia na piśmie – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w § 3 ust. 3 .
- Zgłoszenia ustne oraz dokonane podczas bezpośredniego spotkania – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane ustnie lub bezpośrednio podmiotowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie zgłoszeń .
- Podmiotem odpowiedzialnym za dokonanie działań następczych – należy przez to rozumieć zespół osób w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur. Osoby te są upoważnione do bezstronnego podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego , dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazanie informacji zwrotnej .
- Adres do kontaktu należy przez to rozumieć – adres podany przez sygnalistę :
a) na formularzu zgłoszeń wewnętrznych,
b) na e-mail za pośrednictwem którego po wypełnieniu formularza zgłoszeń wewnętrznych dokonano zgłoszenia,
c) na zgłoszeniu pisemnym bez użycia formularza zgłoszeń wewnętrznych w postaci papierowej lub e -mail,
d) do pisemnego protokołu gdy na wniosek sygnalisty dokonano zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
§ 3. [DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ].
- Odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń jest podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, to jest zespół osób: Urszula Rogalska i Rafał Mazur. Osoby powyższe sprawują całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń naruszenia prawa w podmiocie prawnym.
- Zgłoszenie naruszeń prawa może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
- Zgłoszenie pisemne naruszeń prawa powinno być dokonane w formie pisemnej na formularzu zgłoszeń pisemnych – zwanym dalej formularzem, który następnie może być:
a) przesłany na adres do korespondencji Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
b) wrzucony po uprzednim wypełnieniu do skrzynki zgłoszeń wewnętrznych znajdującej się w przyziemiu przy wejściu dla osób niepełnosprawnych,
c) wypełniony elektronicznie i przesłany na adres e-mail: medrem@medrem.com.pl,
d) dokonane w szczególnej formie z uwagi na osobę, której zgłoszenie dotyczy . Taka forma stosowana będzie w przypadkach nadzwyczajnych określonych w § 3 ust. 14 , gdy zgłoszenie dotyczyłoby osoby wchodzącej w skład podmiotu zajmującego się prowadzeniem przyjęć zgłoszeń, a następnie działaniami następczymi. - Formularz można pobrać ze strony internetowej www.medrem.com.pl .
- Wzór formularza znajduje się w Załączniku nr 2 do Zarządzenia nr QZ 6/2024 Prezesa Zarządu z dnia 22.11.2024 roku.
- Dopuszcza się możliwość złożenia zgłoszenia pisemnego bez użycia formularza w postaci papierowej lub wypełnionego elektronicznie, pod warunkiem że zgłoszenie zawiera wszystkie informacje zawarte w tym formularzu.
- Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, z którego sporządza się pisemny protokół.
- Wniosek złożony w związku z zaistnieniem okoliczności opisanych w § 6 składa się w sposób określony w ust.3.
- Odpowiedzialność oraz nadzór o którym mowa w ust.1 obejmuje przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, wstępną analizę zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, dostarczenie informacji osobom wykonującym pracę, w sposób przyjęty w podmiocie prawnym o sposobach dostępu do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Zgłoszenia dokonane na piśmie sprawdzane są przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu pod względem wymogów formalnych wynikających z zapisów Formularza zgłoszenia naruszenia prawa określonego w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr QZ 6/2024 Prezesa Zarządu Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego Diagnostyczno-Leczniczego MEDREMPOLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu z dnia 22.11.2024 roku w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Zgłoszenia te będą traktowane jak zgłoszenia o naruszeniu prawa gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w ww. Formularzu zgłoszenia naruszenia prawa.
- Zgłoszenia dokonane ustnie oraz podczas bezpośredniego spotkania, są sprawdzane na zasadach określonych w ust. 3 w sposób odpowiedni i będą traktowane jako zgłoszenia o naruszeniu prawa w przypadku gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w Formularzu naruszenia prawa, który stanowi załącznik nr 2 do w Zarządzenia nr QZ 6/2024 roku Prezesa Zarządu NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu z dnia 22.11.2024 roku w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego DiagnostycznoLeczniczego MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu .
- Osoba wchodząca w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, w przypadku gdy z treści zgłoszenia naruszeń prawa wynika, że mogła być w jakikolwiek sposób pośredni lub bezpośredni zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot tego zgłoszenia, nie może sprawdzać, a także poddawać wstępnej analizie takiego zgłoszenia.
- Podstawą wyłączenia osoby, o której mowa w ust. 5 jest jej oświadczenie w tym przedmiocie, umotywowany wniosek sygnalisty lub innej osoby wchodzącej w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
- Wniosek o którym mowa w ust. 6 rozpatrywany jest przez Prezesa Zarządu Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego Diagnostyczno-Leczniczego MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu.
- Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa:
a) skrzynki zgłoszeń wewnętrznych umiejscowionej w przyziemiu Przychodni,
b) adresu poczty e – mail : medrem@medrem.com.pl
c) podczas spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
d) listownie na adres do korespondencji,
e) poprzez sposób określony w ust. 14. - Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń nie będzie przyjmował zgłoszenia dokonanego anonimowo.
- Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze i dotyczyć informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych informacji w postaci zgłoszeń o naruszeniu prawa.
- Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji w złej wierze podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 oraz odpowiedzialności cywilnoprawnej poprzez naprawie wynikłej stąd szkody lub zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.
- W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia gdy jest pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
- W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwych informacji skutkować może natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy, w tym nałożeniem kary umownej, gdy przewidziano taką sankcję w tej umowie.
- Dostęp do dostępnych kanałów zgłaszania naruszenia prawa posiadają tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, w ramach upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wystawionego przez administratora tych danych, którym jest Pomiot prawny.
- Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych w tym wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4 osób wchodzących w skład zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy.
§ 4. [WSTĘPNA ANALIZA ZŁOSZENIA].
- Po otrzymaniu zgłoszenia, tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń dokonują wstępnej analizy zgłoszenia.
- W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu przepisów prawa/ naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych pozyskanych w kontekście związanym z pracą, Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń w formie pisemnej decyzji przekazuje je Prezesowi Zarządu, który jest upoważniony do podejmowania działań następczych.
- Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia wrzucenia do skrzynki zgłoszeń, daty przesłania na adres poczty e- mail, dnia przekazania ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania z osobami/osobą wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, dnia doręczenia na adres korespondencyjny tego Podmiotu tj. dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniach przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na adres do kontaktu chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- W przypadku gdy zgłoszenie nie zostało sporządzone lub dokonane w sposób o którym mowa w § 3 ust. 10 i 11 zgłoszenie papierowe lub przesłane za pośrednictwem e – mail, odsyła się w terminie 7 dni na adres do kontaktu, w celu złożenia zawiadomienia w właściwej formie, w terminie 7 dni liczonym od dnia dokonania pierwszego zgłoszenia. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu zgłoszenia się nie odsyła.
- W przypadku nie przesłania odesłanego zgłoszenia w wymaganej formie w terminie określonym w ust. 4, zgłoszenie uważa się za niezgłoszone.
- W przypadku gdy wstępna analiza zgłoszenia wykazała, że zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą, sygnalista otrzymuje na adres do kontaktu w terminie 7 dni od dnia złożenia zgłoszenia, informacje o braku podstaw do prowadzenia działań następczych wraz z uzasadnieniem. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu informacji się nie przekazuje.
- Podmiot określony w § 3 ust.1 w ramach wstępnej analizy zgłoszenia wewnętrznego może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, w sytuacji gdy zgłoszenie w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.
- Podjęcie decyzji o której mowa w ust.7 następuje na piśmie lub w postaci elektronicznej informacji. Decyzja ta zawiera stanowisko w tej sprawie oraz uzasadnienie o braku podstaw do prowadzenia działań następczych.
- W przypadku podjęcia decyzji o której mowa w ust. 7 sygnalista otrzymuje jej treść w terminie 7 dni na adres do kontaktu od dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniu prawa. W przypadku gdy pomimo podjęcia tej decyzji sygnalista dalej składa zgłoszenie, które w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub dalej niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania.
§ 5. [DZIAŁANIA NASTĘPCZE].
- Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie działania następczego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia przesłanego na jego adres do kontaktu lub w przypadku braku podania adresu do kontaktu w terminie 30 dni liczonych od upływu 7 dni od dnia zgłoszenia naruszeń prawa.
- Skład osobowy Podmiotu do działań następczych : Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
- Każda osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, może powołać do działań następczych wynikających z konkretnego zgłoszenia synglisty, o ile uzna to za zasadne, osobę lub osoby zatrudnione w ramach komórek organizacyjnych podmiotu prawnego, dysponujące wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa.
- Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych osób wchodzącej w skład podmiotu do działań następczych, a także osoby zatrudnionej w komórce organizacyjnej podmiotu prawnego dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy.
- W ramach działań następczych osoby wskazane w ust. 3 prowadzą postępowanie wyjaśniające w szczególności poprzez:
a) analizę dostarczonych przez sygnalistę dokumentów,
b) zapoznanie się z dodatkowymi wyjaśnieniami złożonymi przez sygnalistę,
c) dodatkowe zapytanie sygnalisty,
d) zapoznanie się z wyjaśnieniami osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia sygnalisty dotyczy,
e) dodatkowe zapytanie osoby, o której mowa w ust. 5 pkt. d
f) analizę dokumentów urzędowych lub prywatnych uzyskanych w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego,
g) wyjaśnień złożonych ustnie lub na piśmie lub do protokołu przez wezwane do tej czynności osoby,
h) opinii osób wskazanych w ust.3 dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa. - W ramach działań następczych osoby wskazane w ust.3 mogą prowadzić kontrolę zagadnień objętych zgłoszeniem.
- Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób , które pozostają w stosunku pracy z podmiotem prawnym, jest polecenie wynikające ze stosunku pracy, które wydaje osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, upoważniona przez osoby/osobę reprezentującą Podmiot prawny.
- Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które nie pozostają w stosunku pracy z Podmiotem prawnym jest zaproszenie tych osób w celu realizacji postanowień ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. Dz. U. 2024r. 928 oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Podmiocie prawnym.
- Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli zagadnień objętych zgłoszeniem, Podmiot do działań następczych podejmuje na piśmie uchwałę wraz z uzasadnieniem z tych postępowań w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
- W przypadku zgłoszenia zasadnego, Podmiot do działań następczych wydaje ponadto na piśmie rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby lub podmiotu, który/a dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
- W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Podmiot do działań następczych przekazuje niezwłocznie sygnaliście informację zwrotną o tych ustaleniach.
- Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, jest informowana po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli przez Podmiot do działań następczych o zgłoszeniu sygnalisty w celu dochodzenia od tego ostatniego odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
- Podmiot do działań następczych informacje o których wynikające z ust. 10,11,12 przekazują sygnaliście w formie informacji zwrotnej w nieprzekraczającym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
§ 6. [ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH].
- Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928)
- Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz. U. 2024.928), będą traktowane w przypadku pracownika jako naruszenie jego podstawowych obowiązków i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub wypowiedzeniem, rozwiązaniem umowy z podmiotem prawnym, a także odpowiedzialnością karną.
- Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz. U. 2024.928), będą traktowane w przypadku osoby wykonującej pracę w Podmiocie prawnym na innej podstawie niż stosunek pracy, jako podstawa natychmiastowego rozwiązaniem tej umowy z podmiotem prawnym, a także skutkować będą odpowiedzialnością karną.
§ 7. [DANE OSOBOWE].
- Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Podmiocie prawnym w celu podjęcia działań zgodnych z przepisami prawa.
- Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- W celu zapewnienia nieujawnienia tożsamości sygnalisty dostęp do dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa mają jedynie z imienia i nazwiska określone osoby, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych i tym samym do przetwarzania tych danych. Tożsamość tych osób jest udostępniana do wglądu osobom zatrudnionym oraz współpracującym z podmiotem prawnym w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
- Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźna zgodą sygnalisty.
- Ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
- Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 5, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. art. 14 ust.2 lit.f. RODO.
- Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. Art. 15 ust.1 lit.g RODO.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- W przypadku, o którym mowa w ust. 10 i 11, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
- Przepisu ust. 12 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
§ 8. [REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH].
- Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od wstępnej analizy zgłoszenia i dalszego przebiegu działań następczych.
- Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.
- Szczegółowe zasady prowadzenia Rejestru zgłoszeń reguluje art. 29 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
§ 9. [INFORMACJE DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH].
- Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w Podmiocie Prawnym.
- Zgłoszenie dokonane do podmiotów wskazanych w ust.1 z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024. 928).
- Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
- Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie na odpowiednio takich samych zasadach jak w przypadku zgłoszenia wewnętrznego.
§ 10. [POSTANOWIENIA KOŃCOWE].
- Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada zespół osobowy: Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
- Ocena adekwatności i skuteczności Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych dokonywana jest przez zespół osobowy w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
- Przeglądu Procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż jeden raz w roku.
- Osobą odpowiedzialną za zapoznanie pracowników z procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest Urszula Rogalska.
- Osobą odpowiedzialną za wstępne i okresowe szkolenia z zakresu objętego Procedurą Zgłoszeń wewnętrznych jest Barbara Sierakowska. .
- Procedura wchodzi w życie z dniem 02 grudnia 2024 roku.
- W sprawach nieuregulowanych w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024r. 928. oraz odpowiednio stosujemy przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023r. poz. 1465) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023r. poz. 1610 ze zm. oraz z 2023r. poz. 1933).