PROCEDURA

DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

 

§ 1. [CEL PROCEDURY].

  1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa czyli działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczących:
    1) korupcji;
    2) zamówień publicznych;
    3) usług, produktów i rynków finansowych;
    4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6) bezpieczeństwa transportu;
    7) ochrony środowiska;
    8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
    10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    11) zdrowia publicznego;
    12) ochrony konsumentów;
    13) ochrony prywatności i danych osobowych;
    14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
  1. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych
  1. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
  2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacjach z przedstawicielem załogi przeprowadzonych w dniach od 15 listopada do 20 listopada 2024 roku.
  3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, tj. przez udostępnienie w rejestracji Przychodni.
  4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespole Specjalistycznym Diagnostyczno-Leczniczym MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, przekazuje się tekst procedury zgłoszeń wewnętrznych w siedzibie Zarządu Spółki wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

 

§ 2. [DEFINICJE].

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

  1. Podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot, w którym niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje, tj. Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zespół Specjalistyczny Diagnostyczno-Leczniczy MEDREMPOLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu. Podmiot może używać skrótu: NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu.
  2. Dostępnym kanale – należy przez to rozumieć obowiązujące w podmiocie prawnym sposoby dokonywania zgłoszeń tj.:
    a) skrzynkę zgłoszeń wewnętrznych umiejscowioną w przyziemiu przy wejściu dla osób niepełnosprawnych.
    b) adresu poczty elektronicznej e – mail – medrem@medrem.com.pl
    c) na wniosek sygnalisty, spotkanie z osobą lub osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
    d) adres do korespondencji do Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń : Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zespół Specjalistyczny Diagnostyczno-Leczniczy MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu, ul. Katowicka nr 55: 45-061 Opole.
    e) adres do dokonania zgłoszenia wskazanych w § 3 ust.14: Prezes Zarządu NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu .
  3. Wstępna analiza zgłoszenia -należy przez to rozumieć sprawdzenie i ustalenie przed podjęciem decyzji przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń czy:
    a) zgłoszenie zostało dokonane w wymaganej formie,
    b) zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa wymienionych w § 1 ust.1,
    c) zgłoszenie w oczywisty sposób jest nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.
  4. Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń – należy przez to rozumieć zespół osób w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
  5. Zgłoszenie naruszeń prawa – należy przez to rozumieć pisemne lub ustne zgłoszenie w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREMPOLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu dotyczące przypadków określonych w § 1 ust.1.
  6. Zgłoszenia na piśmie – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w § 3 ust. 3 .
  7. Zgłoszenia ustne oraz dokonane podczas bezpośredniego spotkania – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane ustnie lub bezpośrednio podmiotowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie zgłoszeń .
  8. Podmiotem odpowiedzialnym za dokonanie działań następczych – należy przez to rozumieć zespół osób w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur. Osoby te są upoważnione do bezstronnego podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego , dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazanie informacji zwrotnej .
  9. Adres do kontaktu należy przez to rozumieć – adres podany przez sygnalistę :
    a) na formularzu zgłoszeń wewnętrznych,
    b) na e-mail za pośrednictwem którego po wypełnieniu formularza zgłoszeń wewnętrznych dokonano zgłoszenia,
    c) na zgłoszeniu pisemnym bez użycia formularza zgłoszeń wewnętrznych w postaci papierowej lub e -mail,
    d) do pisemnego protokołu gdy na wniosek sygnalisty dokonano zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.

 

§ 3. [DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ].

  1. Odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń jest podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, to jest zespół osób: Urszula Rogalska i Rafał Mazur. Osoby powyższe sprawują całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń naruszenia prawa w podmiocie prawnym.
  2. Zgłoszenie naruszeń prawa może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
  3. Zgłoszenie pisemne naruszeń prawa powinno być dokonane w formie pisemnej na formularzu zgłoszeń pisemnych – zwanym dalej formularzem, który następnie może być:
    a) przesłany na adres do korespondencji Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
    b) wrzucony po uprzednim wypełnieniu do skrzynki zgłoszeń wewnętrznych znajdującej się w przyziemiu przy wejściu dla osób niepełnosprawnych,
    c) wypełniony elektronicznie i przesłany na adres e-mail: medrem@medrem.com.pl,
    d) dokonane w szczególnej formie z uwagi na osobę, której zgłoszenie dotyczy . Taka forma stosowana będzie w przypadkach nadzwyczajnych określonych w § 3 ust. 14 , gdy zgłoszenie dotyczyłoby osoby wchodzącej w skład podmiotu zajmującego się prowadzeniem przyjęć zgłoszeń, a następnie działaniami następczymi.
  4. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.medrem.com.pl .
  5. Wzór formularza znajduje się w Załączniku nr 2 do Zarządzenia nr QZ 6/2024 Prezesa Zarządu z dnia 22.11.2024 roku.
  6. Dopuszcza się możliwość złożenia zgłoszenia pisemnego bez użycia formularza w postaci papierowej lub wypełnionego elektronicznie, pod warunkiem że zgłoszenie zawiera wszystkie informacje zawarte w tym formularzu.
  7. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, z którego sporządza się pisemny protokół.
  8. Wniosek złożony w związku z zaistnieniem okoliczności opisanych w § 6 składa się w sposób określony w ust.3.
  9. Odpowiedzialność oraz nadzór o którym mowa w ust.1 obejmuje przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, wstępną analizę zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, dostarczenie informacji osobom wykonującym pracę, w sposób przyjęty w podmiocie prawnym o sposobach dostępu do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
  10. Zgłoszenia dokonane na piśmie sprawdzane są przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu pod względem wymogów formalnych wynikających z zapisów Formularza zgłoszenia naruszenia prawa określonego w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr QZ 6/2024 Prezesa Zarządu Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego Diagnostyczno-Leczniczego MEDREMPOLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu z dnia 22.11.2024 roku w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Zgłoszenia te będą traktowane jak zgłoszenia o naruszeniu prawa gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w ww. Formularzu zgłoszenia naruszenia prawa.
  11. Zgłoszenia dokonane ustnie oraz podczas bezpośredniego spotkania, są sprawdzane na zasadach określonych w ust. 3 w sposób odpowiedni i będą traktowane jako zgłoszenia o naruszeniu prawa w przypadku gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w Formularzu naruszenia prawa, który stanowi załącznik nr 2 do w Zarządzenia nr QZ 6/2024 roku Prezesa Zarządu NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu z dnia 22.11.2024 roku w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego DiagnostycznoLeczniczego MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu .
  12. Osoba wchodząca w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, w przypadku gdy z treści zgłoszenia naruszeń prawa wynika, że mogła być w jakikolwiek sposób pośredni lub bezpośredni zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot tego zgłoszenia, nie może sprawdzać, a także poddawać wstępnej analizie takiego zgłoszenia.
  13. Podstawą wyłączenia osoby, o której mowa w ust. 5 jest jej oświadczenie w tym przedmiocie, umotywowany wniosek sygnalisty lub innej osoby wchodzącej w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
  14. Wniosek o którym mowa w ust. 6 rozpatrywany jest przez Prezesa Zarządu Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zespołu Specjalistycznego Diagnostyczno-Leczniczego MEDREM-POLIKLINIKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Opolu.
  15. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa:
    a) skrzynki zgłoszeń wewnętrznych umiejscowionej w przyziemiu Przychodni,
    b) adresu poczty e – mail : medrem@medrem.com.pl
    c) podczas spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń,
    d) listownie na adres do korespondencji,
    e) poprzez sposób określony w ust. 14.
  16. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń nie będzie przyjmował zgłoszenia dokonanego anonimowo.
  17. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze i dotyczyć informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych informacji w postaci zgłoszeń o naruszeniu prawa.
  18. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji w złej wierze podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 oraz odpowiedzialności cywilnoprawnej poprzez naprawie wynikłej stąd szkody lub zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.
  19. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia gdy jest pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
  20. W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwych informacji skutkować może natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy, w tym nałożeniem kary umownej, gdy przewidziano taką sankcję w tej umowie.
  21. Dostęp do dostępnych kanałów zgłaszania naruszenia prawa posiadają tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, w ramach upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wystawionego przez administratora tych danych, którym jest Pomiot prawny.
  22. Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych w tym wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4 osób wchodzących w skład zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy.

 

§ 4. [WSTĘPNA ANALIZA ZŁOSZENIA].

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia, tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń dokonują wstępnej analizy zgłoszenia.
  2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu przepisów prawa/ naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych pozyskanych w kontekście związanym z pracą, Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń w formie pisemnej decyzji przekazuje je Prezesowi Zarządu, który jest upoważniony do podejmowania działań następczych.
  3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia wrzucenia do skrzynki zgłoszeń, daty przesłania na adres poczty e- mail, dnia przekazania ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania z osobami/osobą wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, dnia doręczenia na adres korespondencyjny tego Podmiotu tj. dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniach przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na adres do kontaktu chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  4. W przypadku gdy zgłoszenie nie zostało sporządzone lub dokonane w sposób o którym mowa w § 3 ust. 10 i 11 zgłoszenie papierowe lub przesłane za pośrednictwem e – mail, odsyła się w terminie 7 dni na adres do kontaktu, w celu złożenia zawiadomienia w właściwej formie, w terminie 7 dni liczonym od dnia dokonania pierwszego zgłoszenia. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu zgłoszenia się nie odsyła.
  5. W przypadku nie przesłania odesłanego zgłoszenia w wymaganej formie w terminie określonym w ust. 4, zgłoszenie uważa się za niezgłoszone.
  6. W przypadku gdy wstępna analiza zgłoszenia wykazała, że zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą, sygnalista otrzymuje na adres do kontaktu w terminie 7 dni od dnia złożenia zgłoszenia, informacje o braku podstaw do prowadzenia działań następczych wraz z uzasadnieniem. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu informacji się nie przekazuje.
  7. Podmiot określony w § 3 ust.1 w ramach wstępnej analizy zgłoszenia wewnętrznego może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych, w sytuacji gdy zgłoszenie w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.
  8. Podjęcie decyzji o której mowa w ust.7 następuje na piśmie lub w postaci elektronicznej informacji. Decyzja ta zawiera stanowisko w tej sprawie oraz uzasadnienie o braku podstaw do prowadzenia działań następczych.
  9. W przypadku podjęcia decyzji o której mowa w ust. 7 sygnalista otrzymuje jej treść w terminie 7 dni na adres do kontaktu od dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniu prawa. W przypadku gdy pomimo podjęcia tej decyzji sygnalista dalej składa zgłoszenie, które w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub dalej niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania.

 

§ 5. [DZIAŁANIA NASTĘPCZE].

  1. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie działania następczego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia przesłanego na jego adres do kontaktu lub w przypadku braku podania adresu do kontaktu w terminie 30 dni liczonych od upływu 7 dni od dnia zgłoszenia naruszeń prawa.
  2. Skład osobowy Podmiotu do działań następczych : Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
  3. Każda osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, może powołać do działań następczych wynikających z konkretnego zgłoszenia synglisty, o ile uzna to za zasadne, osobę lub osoby zatrudnione w ramach komórek organizacyjnych podmiotu prawnego, dysponujące wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa.
  4. Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych osób wchodzącej w skład podmiotu do działań następczych, a także osoby zatrudnionej w komórce organizacyjnej podmiotu prawnego dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy.
  5. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust. 3 prowadzą postępowanie wyjaśniające w szczególności poprzez:
    a) analizę dostarczonych przez sygnalistę dokumentów,
    b) zapoznanie się z dodatkowymi wyjaśnieniami złożonymi przez sygnalistę,
    c) dodatkowe zapytanie sygnalisty,
    d) zapoznanie się z wyjaśnieniami osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia sygnalisty dotyczy,
    e) dodatkowe zapytanie osoby, o której mowa w ust. 5 pkt. d
    f) analizę dokumentów urzędowych lub prywatnych uzyskanych w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego,
    g) wyjaśnień złożonych ustnie lub na piśmie lub do protokołu przez wezwane do tej czynności osoby,
    h) opinii osób wskazanych w ust.3 dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa.
  6. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust.3 mogą prowadzić kontrolę zagadnień objętych zgłoszeniem.
  7. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób , które pozostają w stosunku pracy z podmiotem prawnym, jest polecenie wynikające ze stosunku pracy, które wydaje osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, upoważniona przez osoby/osobę reprezentującą Podmiot prawny.
  8. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które nie pozostają w stosunku pracy z Podmiotem prawnym jest zaproszenie tych osób w celu realizacji postanowień ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. Dz. U. 2024r. 928 oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Podmiocie prawnym.
  9. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli zagadnień objętych zgłoszeniem, Podmiot do działań następczych podejmuje na piśmie uchwałę wraz z uzasadnieniem z tych postępowań w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
  10. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Podmiot do działań następczych wydaje ponadto na piśmie rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby lub podmiotu, który/a dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
  11. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Podmiot do działań następczych przekazuje niezwłocznie sygnaliście informację zwrotną o tych ustaleniach.
  12. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, jest informowana po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli przez Podmiot do działań następczych o zgłoszeniu sygnalisty w celu dochodzenia od tego ostatniego odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
  13. Podmiot do działań następczych informacje o których wynikające z ust. 10,11,12 przekazują sygnaliście w formie informacji zwrotnej w nieprzekraczającym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

 

§ 6. [ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH].

  1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928)
  2. Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz. U. 2024.928), będą traktowane w przypadku pracownika jako naruszenie jego podstawowych obowiązków i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub wypowiedzeniem, rozwiązaniem umowy z podmiotem prawnym, a także odpowiedzialnością karną.
  3. Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz. U. 2024.928), będą traktowane w przypadku osoby wykonującej pracę w Podmiocie prawnym na innej podstawie niż stosunek pracy, jako podstawa natychmiastowego rozwiązaniem tej umowy z podmiotem prawnym, a także skutkować będą odpowiedzialnością karną.

 

§ 7. [DANE OSOBOWE].

  1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Podmiocie prawnym w celu podjęcia działań zgodnych z przepisami prawa.
  2. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych w NZOZ MEDREM-POLIKLINIKA sp. z o.o. w Opolu oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
  3. W celu zapewnienia nieujawnienia tożsamości sygnalisty dostęp do dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa mają jedynie z imienia i nazwiska określone osoby, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych i tym samym do przetwarzania tych danych. Tożsamość tych osób jest udostępniana do wglądu osobom zatrudnionym oraz współpracującym z podmiotem prawnym w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
  4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźna zgodą sygnalisty.
  5. Ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
  6. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 5, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
  7. Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  8. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. art. 14 ust.2 lit.f. RODO.
  9. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. Art. 15 ust.1 lit.g RODO.
  10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
  11. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  12. W przypadku, o którym mowa w ust. 10 i 11, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
  13. Przepisu ust. 12 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

 

§ 8. [REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH].

  1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od wstępnej analizy zgłoszenia i dalszego przebiegu działań następczych.
  2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.
  3. Szczegółowe zasady prowadzenia Rejestru zgłoszeń reguluje art. 29 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

 

§ 9. [INFORMACJE DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH].

  1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w Podmiocie Prawnym.
  2. Zgłoszenie dokonane do podmiotów wskazanych w ust.1 z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024. 928).
  3. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
  4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie na odpowiednio takich samych zasadach jak w przypadku zgłoszenia wewnętrznego.

 

§ 10. [POSTANOWIENIA KOŃCOWE].

  1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada zespół osobowy: Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
  2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych dokonywana jest przez zespół osobowy w składzie Urszula Rogalska i Rafał Mazur.
  3. Przeglądu Procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż jeden raz w roku.
  4. Osobą odpowiedzialną za zapoznanie pracowników z procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest Urszula Rogalska.
  5. Osobą odpowiedzialną za wstępne i okresowe szkolenia z zakresu objętego Procedurą Zgłoszeń wewnętrznych jest Barbara Sierakowska. .
  6. Procedura wchodzi w życie z dniem 02 grudnia 2024 roku.
  7. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024r. 928. oraz odpowiednio stosujemy przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023r. poz. 1465) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023r. poz. 1610 ze zm. oraz z 2023r. poz. 1933).

Formularz zgłoszenia

Zarządzenie w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń

Klauzula informacyjna RODO

Facebook
Instagram